Привіт друзі, на зв’язку знову команда БФ “Розвиток. Діти. Майбутнє”: Катя, Саша, Аня та Діма. Ще літом ми взяли на себе обов’зяки бути чарівниками (так себе кличуть благодійники) для діток. Одне діло створити свято для 10 дітей, як наші улюблені майстер класи, а інша справа – це цілеспрямована організація свята для збору певної суми коштів. Таким досвідом для нас стала “Арт колекція “Стільник”.
Наша команда організувала благодійний аукціон “АРТ-колекція Стільник” для дітей Гостомельської громади, під час якого вдалось зібрати загалом 170 000 гривень. Кошти були направлені, зокрема, на закупівлю відповідного обладнання в відділ культури Гостомельської Селищної Ради, відділ освіти Гостомельської Селищної Ради, а також грошові презенти отримали діти Гостомельщини, які взяли участь у арт-колекції.
Для нас це був перший досвід організації саме аукціону, бо хотіли ми такий захід зробити ще з літа. Сьогодні ділимось власним досвідом у вигляді послідовності кроків, які ми зробили.
1. Найголовніше: визначити мету всього заходу. Навіщо це особисто вам? Вашій команді? Та вашій організації?
Перш ніж щось організовувати, треба завжди визначати мету. Для чого ми це робимо? Що хочемо отримати від наших дій? Яку користь ваш захід принесе людям? І наша порада – дивитись дуже глибоко в себе, щоб не було потім сюрпризів.
Нашою метою було: зібрати кошти на закупівлю обладнання для відділів культури та освіти Гостомельської ОВА, а також дати діткам та їх родинам віру у власну творчість. Ми, як ніхто розуміємо важливість творчої терапії саме у наш час.
Ми не можемо вам передати як горіли очі дітей, коли вони бачили свої творчі доробки, які приймали участь у аукціоні!
2. Знайти партнерів та однодумців – і це ще перед самим стартом. Мають бути опори
Нам пощастило – основний партнер у нас вже був, це ідейний натхненник аукціону. Але, ідея реалізується лише тоді, коли діями починаєш її втілювати та шукати однодумців.
Нам потрібна була підтримка на рівні Громади і ми її отримали. Завдяки Центру Дітей та Юнацтва Гостомельщини, ми отримали перші дитячі роботи для участі у виставці. Далі до нашої ініціативи долучились: Гостомельський ліцей №1 та №2, та школа у селі Мощун. Також завдяки HublifeUa ми отримали ще декілька виставочних робіт, але без права продажу.
В нашій команді також були жителі Гостомеля, які реалізують власні проєкти, наприклад: Ольга Ходацька (авторка проєкту “Діти-Війна-Україна) допомогла з текстами звернень, оголошень та інших матеріалів.
3. Визначити місце події та час. А також запасні варіанти “раптом що”
Враховуючи реальність, в якій ми зараз усі живемо, приміщення для заходу теж повинно бути безпечним, з бомбосховищем, з генератором, теплом. І ми це розуміли.
Для нас таким місцем став HubLifeUA у Гостомелі – житлово-освітній комплекс, на базі колишнього ресторану. Доречі, це унікальна річ, коли такі заклади форматують у освітні, культурні, творчі хаби.
Наш захід у своєму концепті містив: перший день – старт виставки і свято для дітей, потім тиждень – йшла сама виставка і охочі могли її подивитись у безпечному HubLifeUA офлайн, а завершальний етап – свято для дорослих, і сам аукціон відповідно.
Так як для нас це було свято для дітей, то ми обрали дату 19 грудня – на День Святого Миколая. А завершення – 24 грудня, напередодні Різдва (якраз подарунки дітям під ялинку).
4. Аукціон – як основний елемент кампанії зі збору коштів
Ми припустились головної помилки – не залучили професійного аукціоніста, який би з драйвом та особливим запалом провів аукціон. На щастя, завдячуючи нашому професійному ведучому, нам вдалось згладити цей факап. Якщо ви беретеся організувати аукціон, то потрібно визначитись із:
1) аукціоністом. Це має бути професіонал! Не просто волонтер, чи хтось з команди, хто раніше такого не робив, але хотів би спробувати. Ні! Тільки професіонал! Тренуватися ото краще на закритих зустрічах команди, де ви можете “продати” один одному щось, а кошти направити у “Банку” вашої Благодійної Організації.
2) ведучий. Професіонал І тільки професіонал. Ми вдячні нашому другу Євгену Горлачу (чий голос ви часто чуєте у рекламах всього!), що своїм професіоналізмом провів на вищому рівні і дитяче свято, і аукціон для дорослих.
3) програма заходу з чітким таймінгом. Так-так! Це обов’язково. Більше того, у ведучого має бути розписано все похвилинно: кого і коли він представляє, передає слово або просто не дає (таке теж треба враховувати);
4) суми, які ви маєте віддати власникам лотів. Якщо це був просто благодійний внесок – тоді просто сказати “Дякую”. Це важливо. Це має бути проговорено, як мінімум, а вищий пілотаж – прописано у відповідних документах – угодах.
5) технічний супровід. Звук, освітлення, трансляція. Це має бути команда професіоналів, які знаються що треба робити, коли за графіком або без нього вимикають світло і треба переключитись на генератор. Ці люди чують навіть зверхзвуки, які ви не здатні сприймати вухом, але які обовязково вилізуть під час монтажу відео. У них має бути у запасі декілька мікрофонів для найрізноманітніших задач.
5. Промо-кампанія.
Це ще один факап, якого ми припустились. Професійну роботу завжди треба лишати професіоналам, а не “людям, які знають як краще, бо вони бачили зі сторони”.
У нас була дуже слабо організована промоція заходу. Ідей було багато: і організувати борди, і анонси у ЗМІ, і банери по школам. Всі ці ідеї ми заберемо для іншого заходу.
Нам вдалось: зробити окрему сторінку у Facebook, зібрати підписників, отримати відгуки та відео-звернення від менторів та партнерів, учасників аукціону. Також ми налаштували системний постинг (враховуючи графік відключень, це було не так просто). До речі, радимо користуватись інструментами з відкладенного постингу.
6. Людина, без якої вся ініціатива може розсипатись як піщаний замок. Бухгалтер!
Не йдіть у заходи, пов’язані з фінансовими транзакціями без цієї людини. Це обов’язкова умова! Це та людина, яка скаже нагадає вам зібрати усі чеки, перевірити усі документи та звірити з датами. Інакше – вона не зведе баланс, відповідно ви не здасте звіт у податкову, і не зможете звітувати перед донорами.
Спочатку знайдіть цю людину, якщо у вас її ще нема, а потім вже все інше. Одна із цілей вашого заходу – це стовідсоткова прозорість.
7. Команда. Це ті люди, які можуть стати пліч-о-пліч і довести до фіналу задумане. Навіть, якщо все йде шкереберть
Не важливо що ви організовуєте благодійний захід, це все рівно робота. Ви можете залучити волонтерів, але треба пам’ятати, що ми всі люди і у всіх є базові потреби.
Має бути ядро – команда однодумців, які, не дивлячись на всі зовнішні обставини – підтримають, та дадуть сил довести задумане до логічного фіналу.
Треба пам’ятати важливу річ – найкраще люди розкриваються у справі, і що про людину можуть сказати лише її дії. Висновки
У вас все вийде! Просто пам’ятайте, перший раз у діло треба йти не тільки за зазначеною метою, а й за зібранням помилок. Чим більше ви їх побачите, чим більше проаналізуєте – тим більша вирогідність, що наступного разу захід вийде набагато професійніше! А ваше чародійство ще більш казковіше!
Ми завжди відкриті до того, щоб поділитись досвідом та до продуктивної співпраці
Долучитися до команди фонду можна тут